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52 06/2016 INFO-PR Erleichterung durch Automatisierung Seit April 2015 ist die elektronische Fakturierung für die öffentlichen Verwaltungen Pflicht und stellt Lieferanten und Auftragnehmer vor bürokratische Herausforderungen. Mit dem Dokumenten-Management-System „d.3ecm“ hat die Alpin GmbH in Bozen erprobte Lösungen dafür entwickelt, die Kostenersparnis und Erleichterung für beide Seiten bringen. Das Resümee. Der Ausblick. Mit dem Dokumenten-Management-System „d.3ecm“ unterstützt die Alpin GmbH seit über 15 Jahren Unternehmen bei der digitalen Verwaltung sämtlicher Firmendokumente, so auch bei der rechtssicheren Archivierung und elektronischen Fakturierung. Alpin hält nun Rückschau auf die letzten zwei Jahre Erfahrung mit der „fattura PA“. „Es war leichter, als anfänglich gedacht. Alpin hat eine Erweiterung auf unserem System installiert. Die elektronische Fakturierung für die öffentliche Verwaltung funktioniert einwandfrei und problemlos“, berichtet Alex Oberleiter von der Bauexpert AG in Bruneck. Das Unternehmen nutzt das Dokumenten-Management-System „d.3ecm“ seit fast zehn Jahren. Zeit und Kosten sparen mit „d.3ecm“ Durch Automatisierung erfolgen das Übermitteln der Rechnungen und das gesetzliche Archivieren schnell und sicher. Das System „d.3ecm“ hilft somit, Zeit und Personalkosten zu sparen. Automatisiert ist auch der Empfang der Antworten über die Annahme oder Ablehnung der Rechnungen, obwohl die Interpretation der Antworten im „Sistema di interscambio“ Ungeübten oft Schwierigkeiten bereitet. „So geschehen vor allem zu Beginn der Einführung der elektronischen Fakturierung – sowohl bei den Unternehmen als auch bei den öffentlichen Verwaltungen“, weiß Joachim Pfeifer von Alpin zu berichten. Abgerechnet wird bei Alpin übrigens nicht nach Anzahl der Rechnungen, sondern mit einer Jahresgebühr, was sich bei Massenrechnungen besonders bezahlt macht. Rechtssichere Archivierung, digitale Unterschrift und Zeitstempelung sind weitere Joachim Pfeifer Vorzüge des Dokumenten- Management-Systems „d.3ecm“, die auch öffentliche Verwaltungen schätzen. So zählen der Südtiroler Landtag und die Euregio – Europaregion Tirol-Südtirol-Trentino zu den Kunden. Erleichterung, Zufriedenheit – Entwicklungspotenzial Die ECO-Center AG in Bozen verwendet „d.3ecm“ seit mehreren Jahren, nun auch für die Fakturierung der Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. „Das Erstellen der Rechnung im xml-Format erfolgt bequem und einwandfrei. Einmal bestätigt, geschieht alles Weitere automatisch“, hält Sandro Summa vom Eco-Center fest. „An Alpin schätzen wir auch die große Bereitschaft zu jeglicher Unterstützung, die schnell und bereitwillig geschieht“, fährt er fort. Die Alpin GmbH sieht sich als Mittler zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen. Bei allgemeiner Erleichterung und Zufriedenheit scheinen die anfänglichen technischen Schwierigkeiten des Fakturierungssystems der öffentlichen Verwaltung weitgehend überwunden, und „das System läuft rund“, wie Joachim Pfeifer von Alpin dies formuliert. Staatliche Anreize für elektronische Fakturierung zwischen Unternehmen „Das ‚Sistema di interscambio‘ ist in den letzten Monaten vereinfacht worden, doch es ist durchaus noch verbesserungswürdig“, stimmt Joachim Pfeifer zu. Er gibt sich zuversichtlich, dass dies auch geschehen werde. Denn was für öffentliche Verwaltungen Pflicht ist, wird ab 2017 auf freiwilliger Basis auch schon für die Übermittlung von Rechnungen zwischen den Betrieben gelten. Dafür will der Staat mit bürokratischen Erleichterungen die Wirtschaftstreibenden belohnen. Das Dokumenten-Management- System „d.3ecm“ der Alpin GmbH entlastet durch Automatisierung die Unternehmen und ihre Mitarbeiter und macht sich in vielerlei Hinsicht bezahlt.

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